Трудности переезда. Move your оffice!

20 Мая в 15:15 46 Ирина Богатырева

Если компания динамично развивается, рано или поздно ей потребуется новый офис — больше и лучше или, возможно, дальше, но дешевле. В любом случае предстоят многочисленные хлопоты: упаковка документов, заказ транспорта, подготовка нового помещения... Многие из них можно переложить на плечи профессионалов.

 
Квадратов не хватает
 
Трудности переезда. Move your оffice!
 

Трудности переезда. Move your оffice!

Как известно, один переезд равен двум пожарам. Тем не менее существуют объективные причины, толкающие компанию на этот шаг. Например, организация растет, а в здании, где она размещается, свободных площадей не осталось. Покупка дополнительного бизнеса либо слияние двух структур тоже заставляет искать новые варианты. Бывает и так, что руководству не нравится дислокация офиса или плата за него.
 
«Зачастую переезд назревает в связи с неудовлетворенностью имеющимся пространством — по причине удаленности от метро, несоответствия стандартам и тому подобного, — дополняет Денис Трущенко, управляющий партнер Bluestone Group. — Для дочерних структур госкорпораций характерна тенденция поиска помещений рядом с материнской компанией».
 
Юрий Тараненко, директор департамента коммерческой недвижимости группы компаний RRG, отмечает, что в последнее время все чаще встречается такой мотив для переезда, как разделение организации на фронт-офис, который остается в центре, и бэк-офис, уезжающий за его пределы в качественный бизнес-центр (БЦ). «В остальном причины стандартны, — говорит эксперт. — Главное при этом — минимизировать расходы на офис без потери в качестве помещений».
 
И вот компания начинает поиски. Проще всего фирмам-малюткам — скромная по размерам площадь найдется в любом районе. Сложнее приходится средним и крупным игрокам, которым непременно хочется поселиться в сердце Москвы.
 
Переехать из меньшей площади в большую, превышающую, например, 500 кв. м, за те же деньги в центре сложно, уверен Александр Ошурко, заместитель генерального директора Praedium: «Новое строительство практически отсутствует, качественные площади заняты. А офисы, которые освобождаются, обычно предлагаются по ценам значительно выше рыночных».
 
Свободных качественных помещений площадью 8–10 тыс. кв. м на рынке практически нет, говорят эксперты. Поэтому некоторым компаниям приходится уезжать из центра в удаленные районы.
 
 
На двух стульях
 
Трудности переезда. Move your оffice!
 

Трудности переезда. Move your оffice!

 

Трудности переезда. Move your оffice!

Трудности могут вызывать не только поиски подходящего места, но и сама возможность переезда в нужный момент. Как правило, арендодатели просят преду­предить об освобождении площадей за два-три месяца (а иногда и за больший срок). Не факт, что владелец нового офиса будет ждать так долго. Поэтому часто приходится платить за оба места.
 
«Кроме того, новый офис может требовать вложений в модернизацию — возведение перегородок, локальной и серверной сети, — обращает внимание А. Ошурко. — Затраты могут быть сопоставимы с полугодовой арендной платой».
 
Некоторые изменения, например перепланировку офисных площадей, необходимо согласовывать не только с собственником офисного центра, но и с управляющей компанией. «Нужно разработать такой проект, который соответствовал бы техническим требованиям БЦ и системам его жизнеобеспечения, — поясняет Александр Скробко, директор департамента по работе с клиентами MD Facility Management. — Ошибки могут повлечь нарушения в инженерных системах всего здания, вплоть до опасных для оборудования и жизни людей ситуаций».
 
Управляющая компания должна контролировать внедрение изменений. Она же готовит замечания и заключение по разработанному арендатором проекту, согласовывает его с собственником БЦ.
 
 
Дорогу профессионалам
 
В технической стороне дела — погрузке мебели и, собственно, переезде — помогут специализированные компании. Благо, что сегодня в Москве их работает множество. Не стоит обращаться в фирмы, которые занимаются грузоперевозками на дальние расстояния и развивают услуги по переезду как побочный бизнес. Обычно они берутся за большие объемы, выставляют высокие цены, а, кроме того, зачастую не имеют необходимого упаковочного материала и предоставляют только людей и машины.
 
Оптимальный выбор — специализированные мувинговые (от to move — «двигать, передвигать, изменять положение чего-либо») компании. «Уровень подобных аутсорсинговых фирм высок, поэтому логичнее прибегать к их помощи для оптимизации сложных и неоднородных процессов», — уверен Д. Трущенко. — Профессионалы смогут аккуратно упаковать и распаковать вещи, не повредив технику, не растеряв документы и сэкономив время«.
 
Кроме того, на рынке работает бессчетное количество полупрофессиональных подрядчиков с ограниченным количеством транспорта и сотрудников. Как правило, они запрашивают только почасовую плату (300–350 руб./ч). Если клиенту удобен безналичный расчет, он должен быть готов к удорожанию услуги на 18%. Кроме того, такие перевозчики часто требуют доплату за сборку, разборку, упаковку, распаковку, проносы и т.п. При этом ждать высокого качества услуг не приходится. За сохранность и целостность вещей несется очень ограниченная ответственность, взыскать за порчу имущества трудно.
 
Профессиональные игроки обычно предлагают три варианта оплаты: почасовой (подходит для небольших компаний), за объем и за количество рабочих мест. Так, в компании «ЕвроПереезд» перевозка одного рабочего места сотрудника (мебель, документация, личные вещи, компьютер) стоит от 1,5 тыс. руб., офиса из десяти рабочих мест — от 15 до 40 тыс. руб. Кабинеты руководителей, административно-хозяйственный отдел, приемная, кухня-столовая, архив и серверная занимают гораздо больше пространства, поэтому расчеты идут отдельно с увеличением суммы в 1,3–2 раза. Чем больше офис, тем меньше коэффициент.
 
В «Центр Переезд» перевозка офиса из 20 рабочих мест стоит чуть больше 50 тыс. руб., из 50 — 140,7 тыс. руб. В компании «Деликатный переезд» услуги одного специалиста оцениваются в сумму от 340 до 585 руб./ч, мебельный фургон в зависимости от объема требует затрат от 550 до 750 руб./ч. Этажность, наличие лифта, ширина коридоров, качество мебели — все это влияет на формирование окончательной цены.
 
При больших объемах иногда требуется внести предоплату в размере 30–50% от общей стоимости переезда. Сократить расходы примерно на 10% можно, если паковать и разбирать вещи самостоя­тельно. Многие компании предусматривают и такой вариант, при этом они заранее привозят упаковочный материал и дают необходимые инструкции.
 
 
Подпишите коробки
 
Трудности переезда. Move your оffice!
В мувинговую компанию нужно обращаться минимум за две недели до даты переезда. Сначала в офис к «переселенцу» приезжает менеджер. Он определяет объем работ и называет сумму — она окончательная и увеличению не подлежит. В комплексную услугу «Переезд под ключ» входят выезд специалиста, разборка и демонтаж оборудования, упаковка, маркировка и составление списка перевозимых вещей, погрузка, транспортировка, расстановка предметов, вывоз упаковки.
 
Муверы обычно просят клиентов составить план рабочих мест в новом офисе, соотнесенный с расположением розеток, телефонных линий и пр. Это нужно для оперативного размещения мебели. Кроме того, продумывается стратегия переезда с учетом графика клиента. Большинство компаний предпочитает менять дислокацию в выходные дни.
 
В случае утери или порчи имущества подрядчик несет перед клиентом ответственность. При этом особо ценные предметы, например картины или антиквариат, обязательно нужно застраховать.
 
Трудности переезда. Move your оffice!
БЦ Nagatino i-Land
Коробки с личными вещами должны быть подписаны (Ф.И.О сотрудника, номер комнаты или наименование подразделения). За несколько дней до переезда специалисты начинают демонтаж мебели и техники, что сокращает объем и значительно облегчает переноску. Каждая деталь упаковывается отдельно и маркируется. Мувер также берет на себя ответственность за сборку мебели на новом месте. Перед ее установкой все углы, дверные проемы и пол защищаются специальным материалом, чтобы не испортить ремонт.
 
Бывает, что сотрудникам нужно что-то передвинуть или переставить уже после переезда. Поэтому в перечень дополнительных услуг оператора может входить помощь в обустройстве на следующий день. Если распаковка вещей на время откладывается, нужно сообщить об этом менеджеру мувинговой компании, и работы выполнят в назначенный день.
 
«MD Facility Management имеет собственный опыт переезда в новое здание, — делится А. Скробко. — Организованный подход к вопросу позволил за два дня осуществить столь болезненное мероприятие. — Никаких проблем переезд не создает, если подойти к нему с умом, все спланировать заранее и преду­смотреть возможные сложности».
 
0 0
Cтатьи по теме:
Сэкономьте свое время!

Подпишитесь на еженедельную новостную рассылку и получайте самые важные новости недвижимости за прошедшую неделю от экспертов рынка

Комментарии:

К сожалению, ни одного комментария не найдено.

Советуем почитать:
Раз в неделю мы отправляем дайджест с самыми популярными статьями.

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных